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オフィス移転マニュアル

STEP1 物件解約・移転計画・物件選定

1.解約通告

現入居ビルの契約書で解約予告の時期、保証金の返還時期、原状回復などを確認します。

2.移転計画

移転の目的、動機を明確にします。それに基づいてオフィスの規模・立地・設備機能・条件などを決定します。

3.物件選定1

移転計画に沿って、物件情報の収集からスタートします。幅広く、密度の濃い情報を集めるためにも信頼のおけるビル仲介会社に依頼するのが、効率よく情報収集でき得策です。

4.物件選定2

候補物件が出たら、実際に見て判断します。比較検討のためにもなるべくたくさんのビルを見ることをお勧めします。

チェックポイント
● 立地条件 ● 設備条件
  1. 交通機関の利便性
  2. 取引先に近いか
  3. 周囲の環境
  4. 他社や業界の情報収集に便利か
  5. 社員の通勤時間の増減
  6. 社員の通勤費用の増減
  7. 飲食店、商店の分布
  1. 有効面積の確認
  2. スペースの使い易さ
  3. 電気容量、電話回線
  4. 床荷重、配線システム
  5. 空調システム
  6. 照明システム
  7. 防犯・防災システム
  8. ビル管理、保守サービス
  9. 駐車場
  10. 館内規則の確認

STEP2 契約・移転準備・レイアウト(5ヶ月前)

1.契約

賃貸借契約書の内容を双方で確認し、不明な点は再度話し合い充分に理解・納得の上捺印、保証金または敷金の受け渡しをもって契約が成立します。現在では、保証金、敷金は契約日までオーナー側で入金の確認が取れるように振り込むのが一般的です。

2.移転準備

契約終了後、移転作業の準備にかかります。まずレイアウトを決定します。現状のオフィスの問題点を踏まえ、数年先までの人員増や組織変更、情報化などを考慮し、機能的で働きやすい環境を創りましょう。

3.レイアウト

レイアウトを組む際電気系統や照明、空調、消防法など様々な制約があるので十分に注意が必要です。中規模以上の移転では、外部のコンサルティング会社に依頼することも必要でしょう。

チェックポイント
● 契約時に必要なもの ● オフィスプランニング
  1. 実印
  2. 印鑑証明
  3. 会社抄本または謄本
  4. 予約金を入れた場合、預り証
  5. 保証金
  6. 前払い賃料・共益費
  1. 有効面積の確認
  2. スペースの使い易さ
  3. 電気容量、電話回線
  4. 床荷重、配線システム
  5. 空調システム
  6. 照明システム
  7. 防犯・防災システム
  8. ビル管理、保守サービス
  9. 駐車場
  10. 館内規則の確認

STEP3 発注業務・打ち合わせ(3~4ヶ月前)

1.発注業務

レイアウトの決定とともに各種の発注業務が発生します。引越業者の選定から電話・ファックスの移転・新設、OA機器の移設・増設、移転挨拶状・社内印刷物などがあります。

2.打ち合わせ(業者)

業者が決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合わせを行います.新規購入するもの、既存什器で移動するもの、廃棄するものを明確にし、移転作業の手順、スケジュールを決定します。また、新オフィスの下見も行っておきます。

チェックポイント
● レイアウト・スペース配分
  1. パブリックスペース
    [ 応接室、会議室、総合受付、リフレッシュコーナー、談話更衣室、給茶コーナー、コピーコーナー、閲覧室など ]
  2. 秘書室、役員室
    [ 役員フロア ]
  3. 一般執務室 発送室
    [ 館内メールシステムなど ]
  4. 電算室、ディーリングルーム
    [ 空調、電源、配線システム、フリーアクセスフロアなど ]
  5. 倉庫、書庫 ATM、ベンダー等

以上の項目については、当初のコンセプトに十分配慮を払いながら、必要なエリアを設定することが大切です。


STEP4 打ち合わせ・発注・届出(2ヶ月前)

1.打ち合わせ(社内)

スムーズに移転を運ぶため、社内に移転プロジェクトチームを作ります。各部署ごとに移転責任者を決め、搬出、搬入する物品、順序などを決定します。

2.発注

新しい電話番号などが決定したら、移転挨拶状や社内印刷物の発注をします。移転挨拶状は取引先に2週間前位に着くように、また、名刺は、移転後すぐに使える様に早めに準備しておきます。

3.届出

各種官公庁への届出も早めにスケジュール化しておきます。これらの事項は、移転日が近づくにつれて、発注業務や打ち合わせなどで煩雑になってくるのでリスト化し、漏れがないようにします。

チェックポイント
● 発注物
  1. 移転通知、移転挨拶状、略図の作成
  2. 印象、ゴム印、名刺、封筒、伝票など帳簿類 取引銀行への届出(口座、社員給与振込)
  3. 定期乗車区間の変更
  4. 新聞の配達切り替え

STEP5 説明会・梱包など(1ヶ月前)

1.移転説明会

事前に社員に移転説明会を開催し、移転作業の具体的なスケジュール、手順などを説明します。同時にセクション毎、個人毎の作業分担を明確にし、移転当日に混乱が起きないようにします。

2.梱包

移転日直前に運送業者より梱包資材が届きますので、キャビネット毎、机毎に梱包します。搬出するものには行き先、所有者が分かるように統一したラベルをつけ、搬入時に迷わないようにします。

3.OA機器

コンピュータやコピー機などは移転後の調整やテストランが必要な為、メーカーやソフト会社と充分な打ち合わせが必要です。

チェックポイント
● 社員の準備
机やキャビネット、ロッカーなどは中身を別にし、引出しや扉は運搬中に開かないようにします。棚板はひとまとめにし、キャビネットの下部に置きます。実印や重要書類、個人の印鑑などの貴重品は個人で運びます。

STEP6 移転作業・移転後(移転当日)

1.移転作業

移転担当者は、準備が滞りなく終了しているか、作業が進行しているか、関係者や運送会社と密に連絡を取り合い、スムーズに安全に、確実に実施することが重要です。

2.移転後

新旧オフィスの養生を撤去したあと、ビルやエレベーターなどに損傷がないか確認します。また、旧オフィスはその後、原状回復のうえ引渡しをします。

チェックポイント
● 移転後
移転終了後、ビルやエレベーター、搬入した什器備品類に損傷がないか確認します。開梱したダンボールの回収には、運送業者との事前の打ち合わせが必要です。